In 5 stappen naar cloudtelefonie en -communicatie met Teams en KPN (2024)

Met een cloudtelefonie en -communicatieplatform als Teams maak je het voor je medewerkers mogelijk om altijd en overal te kunnen communiceren en bereikbaar te zijn. Of om het juist even niét te zijn, op vrije dagen bijvoorbeeld. Ook op die dagen wil je dat alle klantinformatie, telefoontjes en chats goed aankomen. Of voor de relevante collega’s beschikbaar is. Teams, inclusief Teams Calling, is daarvoor ideaal. Met onze oplossing Cloud Communications Microsoft Teams ben je in één keer klaar: je medewerkers kunnen direct aan de slag en je vertrouwt op handige extra’s – om de nummerweergave makkelijk aan te passen bijvoorbeeld, of belgroepen te maken.

Benieuwd hoe dat kan? Ontdek de 5 stappen op weg naar succesvolle toepassing van Teams als hét cloudplatform voor al je communicatie en bereikbaarheid.

Stap 1. Controleer je netwerk: kan het de oplossing dragen?

Met de inzet van steeds meer cloudoplossingen, groeien de voorwaarden waar je netwerk aan moet voldoen. Gelukkig zijn er ook steeds slimmere oplossingen om de betrouwbaarheid en flexibiliteit van je netwerk te verbeteren. Met een softwaredefined netwerk dat je op afstand op- en af kunt schalen als een clouddienst, reken je bijvoorbeeld op meer flexibiliteit. En met een principe als zero trust security op up-to-date beveiliging. Wil je zeker weten of je netwerk het aan kan? Wij helpen je graag met een scan om dit te beoordelen.

Stap 2. Start met adoptie en richt Teams goed in

Of de introductie van Teams een succes wordt, staat of valt met de adoptie: nemen je medewerkers de nieuwe toepassingen werkelijk in gebruik? Geef je het inrichten van teams en kanalen volledig vrij, dan kan Teams in no-time een ondoorgrondelijk woud voor je medewerkers worden. Aan de andere kant is het niet meer van deze tijd om de inrichting van bovenaf te dicteren en vast te zetten. Inventariseer daarom eerst de behoeftes, betrek je koplopers erbij, maak op basis van die inzichten een eerste structuur en inrichting, en bedenk welke grote kanalen ‘vast’ komen te staan. Daar kunnen mensen wel gebruik van maken, maar geen nieuwe onderdelen op aanmaken.

Stap 3. Bereid de overstap naar Teams Calling voor

Is je huidige telefonieoplossing een traditionele PBX-telefooncentrale of een ander Unified Communication (UC)-platform? In het eerste geval is de overstap ingrijpender dan in het tweede. Inventariseer daarom eerst je telefonie- en communicatielandschap. Neem daarin bestaande receptietoepassingen, alarmlijnen en bedienposten mee, en verken welke software en (gecertificeerde) apparaten nodig zijn. Goed om te weten: dankzij direct routing hoef je niet in één keer al je apparatuur te vervangen. Hiermee kun je met Teams je bestaande nummerplan én diensten van derden behouden, terwijl het wel direct beschikbaar is voor al je medewerkers, met welke apparaten ze ook werken.

Stap 4. Introduceer cloudtelefonie en videobellen via Teams

Nu ga je medewerkers per team overhevelen naar telefonie en videobellen via Teams. Door te kiezen voor de minst gecompliceerde telefonie eerst – de ‘gewone bellers’, vaak de meerderheid – vergroot je de kans op een succesvolle overgang. Om deze meerderheid mee te krijgen, start je met de koplopers: de mensen die het leuk vinden of gewend zijn met nieuwe technologie te werken. Zij kunnen hierna, wanneer de volgende groepen medewerkers overgaan, fungeren als ambassadeur en zelfs als formele of informele helpdesk. Daarna kun je de gecompliceerdere teams over gaan brengen, zoals je servicemedewerkers of receptie.

Stap 5. Helemaal over op Teams

De laatste stap is de volledige inzet van Teams, in de volle breedte. En dat vraagt blijvende aandacht. Zo komen er vrijwel dagelijks nieuwe apps bij. Door dat hoge tempo van ontwikkeling blijven sommige functies onbekend, waardoor individuele teams of medewerkers alsnog een niche-app inzetten – met risico’s als slechte aansluiting op bestaande applicaties, oplopende kosten en zelfs datalekken.

Belangrijk is het daarom om de toepassing van Teams te bestendigen en geregeld te verkennen wat er nog aan functionaliteit mist. En of Teams dat niet al biedt, of op de roadmap heeft staan. Want de ontwikkelingen in Teams gaan hard: er worden voortdurend nieuwe innovatieve functies aan deze cloudoplossing toegevoegd. Die updates hoef je niet zelf te doen en zo zorg je ervoor dat Teams blijvend van waarde is.

Meer weten?

Wil je weten hoe je Teams en Teams Calling succesvol in kunt zetten voor je cloudtelefonie en -communicatie? Download dan ons eBook Slimmer bellen, overleggen en bereikbaar zijn. Daarin ontdek je de mogelijkheden die Teams je biedt.